Compliance

Digitales Hinweisgebersystem

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Grundsatzerklärung

Thomann Unternehmensgruppe

V 1.0

Stand: 14.06.2023

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Präambel

Thomann bekennt sich zu einer ökologisch und sozial verantwortungsvollen Unternehmensführung. Unser Nachhaltigkeitsleitbild umfasst die Einhaltung ethischer Geschäftspraktiken, die Umsetzung umweltfreundlicher Prozesse sowie die Förderung sozialer Verantwortung.

A) Grundhaltung

Thomann ist sich seiner Verantwortung für die Achtung der Menschenrechte sowie der Vorbeugung jeglicher Art von Menschenrechtsverletzungen sowohl in unserem Unternehmen als auch entlang unserer Lieferketten bewusst. Wir sorgen für relevante Standards bei den Arbeitsbedingungen und einen respektvollen Umgang miteinander. Das Wohlergehen aller beteiligten Menschen ist für uns von erheblicher Bedeutung.

Menschenrechtsstandards beziehen sich dabei auf die Rechte, die in der Allgemeinen Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen (UN), der Erklärung der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) über grundlegende Prinzipien und Rechte bei der Arbeit, der Europäischen Konvention zum Schutze der Menschenrechte und Grundfreiheiten (EMRK) und anerkannten regionalen und nationalen Systemen zur Förderung und zum Schutz der Menschenrechte niedergelegt sind.

Zweck dieser Grundsatzerklärung ist es, unser dauerhaftes Engagement für die Achtung der Menschenrechte bei der Durchführung aller unserer Geschäftstätigkeiten im Bereich unseres eigenen Geschäftsfeldes aber auch in Bezug auf unsere mittelbaren und unmittelbaren Zulieferer zu bestätigen. Darüber hinaus soll sie dazu dienen, die Mechanismen darzulegen, die zur Implementierung unserer Strategie zur Vorbeugung der für das Unternehmen relevanten menschenrechtlichen Risiken ergriffen worden sind, um diese Risiken zu verhindern bzw. zu minimieren und somit ein hohes Maß an Menschenrechtsschutz zu gewährleisten.

Diese Grundsatzerklärung verdeutlicht unseren Ansatz, alle Arten von Verhaltensweisen zu identifizieren, die ein menschenrechtliches oder umweltbezogenes Risiko im Sinne des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes nach sich ziehen könnten, und Mechanismen zur Überwachung, Sorgfaltspflicht und Schulung sowie Kommunikations- und Beschwerdemechanismen zur Förderung und zum Schutz der Menschenrechte einzurichten, die alle relevanten Bereiche des Unternehmens und seiner verbundenen Unternehmen einbeziehen.

B) Anwendungsbereich und Verantwortung

Diese Grundsatzerklärung gilt ab 01. Januar 2024 für Thomann und alle seine Tochtergesellschaften und Beteiligungen, an denen Thomann direkt oder indirekt > 50% der Anteile hält oder auf andere Art einen bestimmenden Einfluss ausübt.

Durch diese Grundsatzerklärung positioniert sich unsere Unternehmensleitung hiermit klar zur besonderen Achtung und Unterstützung der Einhaltung folgender menschenrechtlicher und umweltbezogener Pflichten:

Unsere Mitarbeiter und Gesellschaft

• Verbot von Kinder- und Zwangsarbeit, Sklaverei und Menschenhandel:
  Wir lehnen jegliche Art von Zwangs- oder Kinderarbeit ausnahmslos ab und bekennen uns ausdrücklich zum Verbot von moderner Sklaverei oder Menschenhandel.
• Gleichbehandlung von Mitarbeitern und keine Toleranz von Diskriminierung:
  Wir sorgen für Chancengleichheit und dulden keine Benachteiligung bspw. aufgrund von Rasse, Geschlecht, Religion, nationaler Herkunft, politischer Meinung, sexueller Orientierung, sozialer Herkunft, Alter und körperlicher oder geistiger Eigenschaften.
• Vereinigungsfreiheit und Kollektivvereinbarungen:
  Wir respektieren das Recht unserer Mitarbeiter, einer Gewerkschaft beizutreten. Darüber hinaus unterstützen und initiieren wir intensive Dialoge mit jeweiligen Arbeitnehmervertretungen.
• Gesundheit und Sicherheit:
  Gesundheitsschutz und Arbeitssicherheit haben für uns oberste Priorität. Wir halten uns weltweit an geltende Arbeitsschutzgesetze und etablieren darüber hinaus eigene Arbeitssicherheits- und Gesundheitsstandards an allen unseren Standorten.
• Faire Arbeitsbedingungen und Vergütung:
  Wir stellen faire Arbeitsbedingungen, gerechte Entlohnung und Arbeitszeiten entsprechend den für unsere Gesellschaften geltenden nationalen und internationalen Gesetzen und Richtlinien sicher.
• Verbot widerrechtlicher Zwangsräumungen
• Verbot der Gewalt durch Sicherheitskräfte

Unser Planet und seine Ressourcen

Wir verpflichten uns, die Auswirkungen unserer Geschäftstätigkeit auf die Umwelt zu verringern, unsere natürlichen Ressourcen zu schonen und Lösungen zu suchen, die zum Schutz unserer Umwelt beitragen. Diese Erwartungshaltung stellen wir auch an unsere Zulieferer, welche ebenfalls in unserem Verhaltenskodex für Lieferanten festgelegt ist. Dabei legen wir besonderen Fokus auf folgende Aspekte:

• Schutz der Umwelt und Vermeidung rechtswidriger Umweltauswirkungen, einschließlich im Kontext des Basler Übereinkommens (bzgl. des Umgangs mit gefährlichen Stoffen und Abfällen) und des Minamata-Übereinkommens (Minimierung der Freisetzung von Quecksilber).
• Verbot der Herbeiführung einer schädlichen Bodenveränderung, Gewässerverunreinigung, Luftverunreinigung, schädlichen Lärmemission oder eines übermäßigen Wasserverbrauchs, sowie jeglicher Menschenrechtsverletzung durch Umweltschädigungen.

Unsere Lieferkette

Wir erwarten auch von unseren Geschäftspartnern, einschließlich unseren mittelbaren und unmittelbaren Zulieferern, dass sie sich ihrer menschenrechtlichen, ökologischen und sozialen Verantwortung bewusst sind und bestimmte ethische Grundprinzipien im Einklang mit dieser Grundsatzerklärung bei ihren Tätigkeiten stets befolgen.

Unser Verhaltenskodex für Lieferanten formuliert zusammen mit dieser Grundsatzerklärung die Erwartungen der Thomann Unternehmensgruppe an ihre Lieferanten und die gesamte Lieferkette. Wir erwarten, dass alle Geschäfte in Übereinstimmung mit dem Verhaltenskodex für Lieferanten abgewickelt werden.

C) Umsetzung unserer menschenrechtlichen Sorgfaltspflicht

Risikoanalyse und Maßnahmen im eigenen Geschäftsbereich

Für einen adäquaten Schutz der Menschenrechte im eigenen Geschäftsbereich hat Thomann die erforderlichen Prozesse in Unternehmensgrundsätzen, -richtlinien und Verfahrensanweisungen etabliert, die grundsätzlich innerhalb der gesamten Unternehmensgruppe gelten und umgesetzt werden. Allen Mitarbeitern steht ein uneingeschränkter Zugang zu einer Vertrauensperson sowie Mitarbeitern und dritten Personen zu einem anonymen und fairen Beschwerdeverfahren zur Verfügung. Ferner finden Schulungen zum Thema Umgang mit relevanten menschen- und umweltrechtlichen Risiken statt.

Risikoanalyse und Maßnahmen im Bereich von Geschäftspartnern

Wir haben ein umfangreiches Compliance-Programm integriert, welches wir unter besonderer Berücksichtigung unseres individuellen Risikoprofils entwickelt haben, wobei wir beispielsweise unsere Branche, unser Produktportfolio und unsere Geschäftstätigkeit in Ländern mit erhöhtem Korruptions- bzw. Menschenrechtsrisiko berücksichtigen.

Im Rahmen der Risikoanalyse haben wir strikte Überwachungs- und Kontrollaktivitäten implementiert, die sicherstellen sollen, dass unsere Compliance-Standards und -Anforderungen im Tagesgeschäft erfüllt werden. Gleichzeitig führen wir regelmäßig Risikoanalysen durch, um unsere Bewertungsmechanismen kontinuierlich zu aktualisieren und weiterzuentwickeln. Ein integraler Teil dieser Risikobewertung ist beispielsweise ein Risikoindikator gegenüber potenziellen Menschenrechtsverletzungen, der auf international verwendeten Indizes beruht.

In Fällen, in denen Risiken festgestellt werden, werden entsprechende Maßnahmen eingeleitet wobei insbesondere bei schwerwiegenden Risiken eine fundierte Entscheidung über die Geschäftsmöglichkeit erforderlich ist. Thomann ist bereit, eine Geschäftsmöglichkeit abzulehnen, selbst wenn sie rechtlich zulässig ist, sie jedoch ein nicht vertretbares Risiko für die Werte von Thomann darstellt.

Risikoanalyse und Maßnahmen entlang der Lieferkette

Thomann hat relevante unmittelbare Lieferanten ermittelt und aufgefordert eine umfassende Selbstauskunft abzugeben. In einem ersten Schritt wurden Lieferanten mit hohem Umsatz und Bedeutung berücksichtigt. Zusätzlich wird eine regelmäßige Medienprüfung durchgeführt mit dem Ziel, alle relevanten Bestandslieferanten in diesen kontinuierlichen Überwachungsprozess einzubeziehen.

Der Prozess der Lieferantenauswahl und -präqualifizierung wurde angepasst, um ein Menschenrechtliches-Screening bereits zu Beginn neuer Geschäftsbeziehungen sicherzustellen.

Die Lieferantenbewertung basiert auf einer detaillierten Befragung mit verschiedenen themenbezogenen Fragebögen. Die Kernthemen sind Umweltschutz, Menschen- und Arbeitsrechte, Arbeitssicherheit, Korruptions- und Bestechungsbekämpfung sowie Verantwortung in der Lieferkette. Darüber hinaus müssen Lieferanten relevante Zertifikate vorlegen sowie diese bei Bedarf aktualisieren. Jene Daten bilden die Basis für erforderliche Überwachungs- und Bewertungsaktivitäten sowie eine entsprechende Risikoanalyse.

Die durchgeführten Risikoanalysen haben ergeben, dass es in der Lieferkette potenzielle Risiken in Bezug auf Arbeitsbedingungen, Umwelt und Arbeitsschutz geben könnte. Ebenso bestehen bei bestimmten Lieferanten erhöhte Risiken aufgrund ihres Standorts in sogenannten „very high risk“ Ländern.

Zur Risikominimierung und -milderung wurden entsprechende präventive sowie Gegenmaßnahmen festgelegt und in einen multidisziplinären Prozess integriert, der auch ein Eskalationsverfahren voraussieht. Thomann wird des Weiteren angemessene Maßnahmen ergreifen, wenn es substantiierte Kenntnis von einer Verletzung einer menschenrechtsbezogenen oder einer umweltbezogenen Pflicht bei einem mittelbaren bzw. unmittelbaren Zulieferer erlangt.

D) Grundlegende Präventions- und Abhilfemaßnahmen sowie Kommunikation

Beschwerdemechanismus

Der Thomann Beschwerdemechanismus, bestehend aus einem web-basierten Hinweisgebersystem, ist eine vertrauliche Anlaufstelle, die allen Thomann-Mitarbeiter*innen sowie auch externen Personen als zusätzlicher Kommunikationskanal zur Verfügung steht. So können Bedenken oder Hinweise auf etwaige Verstöße gegen menschenrechtliche und umweltbezogene Sorgfaltspflichten auch anonym vorgebracht werden.

Wir gehen allen Meldungen auf der Grundlage verbindlicher interner Regelungen nach. Jede Untersuchung erfolgt unabhängig und objektiv unter Beteiligung der Compliance Funktion. Über sämtliche Meldungen und die jeweiligen Untersuchungen wird regelmäßig in einem standardisierten Verfahren an die Geschäftsleitung berichtet. Thomann duldet keine Diskriminierung von Personen, die sich über den Beschwerdemechanismus oder über weitere Kommunikationskanäle bei uns melden.

Link: https://hintbox.thomann.de

Training und Sensibilisierung

Für unsere Mitarbeiter bieten wir Schulungen an, die Themen wie Menschenrechte, Nachhaltigkeit, Gesundheit und Sicherheit, Umwelt, Chancengleichheit und vieles mehr abdecken. Unser Schulungsprogramm umfasst auch eine obligatorische Schulung zu unserem Verhaltenskodex sowie verschiedene weitere Compliance-Schulungen.

Darüber hinaus arbeiten wir kontinuierlich daran, unser Schulungsangebot zu erweitern. Hierzu gehört beispielsweise das Angebot von Schulungen zur menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflicht für ausgewählte Zielgruppen.

Über unsere Mitarbeiter hinaus, weisen wir auch unsere Zulieferer auf entsprechende Trainingsangebote hin.

Kommunikation, Dokumentation und Berichterstattung

In unserem jährlichen Bericht berichten wir über unsere Aktivitäten, Fortschritte und Ambitionen in allen Menschenrechts-Bereichen. Hierbei berichten wir transparent zu wesentlichen Risiken, unseren Maßnahmen sowie erzielten Fortschritten zur Wahrung der Menschenrechte und des Umweltschutzes. Dafür ist ein Konzept für eine möglichst vollständige Dokumentation zur nachvollziehbaren Rückverfolgung implementiert.

Abhilfemaßnahmen

Sind Verletzungen von Menschen- oder Umweltrechten festgestellt, die von Thomann herbeigeführt wurden oder zu denen Thomann beigetragen hat, verpflichten wir uns, diese Vorgänge nach Auswirkung und Schwere zu priorisieren und aufzuarbeiten. Hierzu zählt auch, dass wir uns bemühen, den unmittelbar Betroffenen eine angemessene Abhilfe zu gewähren.

Verbesserung und Weiterentwicklung

Wir sind der festen Überzeugung, dass die Bewältigung menschenrechtlicher und umweltbezogener Herausforderungen in unseren globalen Lieferschöpfungsketten eine kontinuierliche Aufgabe ist, die neben unseren unternehmensindividuellen Initiativen auch systemische Veränderungen erfordert. Dabei ist die Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten und Geschäftspartnern von essenzieller Bedeutung.

Thomann wird deshalb seine Rolle und die Umsetzung der menschenrechtlichen Sorgfaltspflichten regelmäßig kritisch überprüfen und kontinuierlich weiterentwickeln. Dies gilt auch für unsere verschiedenen internen Richtlinien und Prozesse, die das Thema Menschenreche betreffen.

E) Verantwortlichkeiten

Die Gesamtverantwortung für menschenrechtliche und umweltbezogene Sorgfalt liegt bei dem Geschäftsführer von Thomann. Sie umfasst mindestens die Kontrolle und Überwachung der LkSG bezogenen Maßnahmen. Der Geschäftsführer hat sich in Umsetzung dieser Grundsatzerklärung regelmäßig, mindestens einmal jährlich, über die Arbeit der zuständigen Person oder Personen zu informieren.

Jede Gesellschaft im Konzern ist verpflichtet, sich an die hier vorliegende Grundsatzerklärung zu halten und jene Grundsätze zu implementieren. Die Verantwortung für die jeweilige Umsetzung der menschenrechtlichen Sorgfalt liegt bei der jeweiligen Leitung der Abteilungsbereiche.

Der Bereich „Human Resources“ ist für die Koordination von Maßnahmen zur Achtung von Menschenrechten und fairen Arbeitsbedingungen verantwortlich. Prozesse zur Wahrung der Sorgfaltspflicht innerhalb unserer Lieferkette werden durch den Bereich „Einkauf“ entwickelt und festgelegt. Die Compliance-Abteilung unterstützt, berät und ist im Rahmen ihrer fachlichen Zuständigkeiten, insbesondere im Hinblick auf etwaige Korruptionsrisiken, aber auch funktional, etwa im Rahmen der Untersuchung von Meldungen potenzieller Menschenrechts- oder anderer relevanter Verstöße beteiligt.

Herr Markus Neser (COO) wurde zum Menschenrechtsbeauftragten ernannt, der von mehreren Abteilungen unterstützt wird. Unser Menschenrechtsbeauftragter ist dafür zuständig, jene in der Grundsatzerklärung beschriebenen Mechanismen zu überwachen und wird im Falle einer Risikoidentifizierung stets informiert. In Fällen mit hohem Risiko übernimmt unser Menschenrechtsbeauftragter außerdem eine beratende Funktion und nimmt am endgültigen Entscheidungsprozess teil.

Thomann wird diese Grundsatzerklärung und deren Umsetzung regelmäßig und ggf. anlassbezogen kritisch überprüfen und bei Bedarf aktualisieren.

Stand: 14.06.2023

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Nachhaltigkeitsbericht